Руководство пользования
Табель учета рабочего времени — это документ, в котором приводится список работников и количество фактической отработки и отклонений по каждому сотруднику. Его составляют ежемесячно.
Существует три формы документа, которые считаются простыми в использовании. Для коммерческих организаций специальные унифицированные формы: Т-12 и Т-13. Второй вид используется фирмами и предприятиями, с установленным специальным турникетом – автоматической системой контроля явки. Остальные организации в основном используют первый вид. Т-12 – универсальный формат. Эти формы применять не обязательно. Но вести подобный учет организации (работодатели) обязаны. Про это написано в ТК РФ: в части 4 статьи 91.
Для бюджетных организаций и учреждений, приказом Минфина №52н от 30.03.2015 утверждена форма табеля учета рабочего времени по ОКУД 0504421. Она специфична в силу отраслевого использования, так как в документе отражаются особенности деятельности в бюджетной сфере. Коммерческие организации также могут использовать данную форму табеля.
Табель применяют для учета использования рабочего времени или регистрации различных случаев отклонений от нормального использования рабочего времени. Выбор способа заполнения табеля закрепляют в локальном акте в рамках формирования учетной политики учреждения.
Условные обозначения
Коды в табеле учёта рабочего времени — условные обозначения, которые указывают, по какой причине сотрудник находился в организации или отсутствовал. Обозначения в рабочем табеле, установленные Госкомстатом, можно дополнить собственными буквенными и цифровыми кодами. Чтобы применять свои коды, нужен приказ руководителя. Возможность применять собственные обозначения должна быть предусмотрена учетной политикой.
Двойные записи можно указывать через дробь. Например, предположим, в один из дней месяца работник проработал 10 часов при восьмичасовом рабочем дне.
Вариант 1: для обычной продолжительности рабочего дня предусмотрен код «Я», для сверхурочной работы код «С».
В табель можно ввести дополнительные графы, в которых указать код «С» и время, отработанное сверхурочно – 2 часа.
Вариант 2: дополнительные графы не вводить, а заполнить двойной код и время. В нашем примере код будет «Я/С» и время «8/2».
Нельзя ввести через дробь “”/”” еще и 3-ью запись, так как, если за один день у одного работника имеется более двух видов рабочего времени, сведения по такому специалисту отражаются в табеле два раза.”
Описание функций
5 часто используемых условных обозначений
Для того, чтобы настроить 5 часто используемых условных обозначений, необходимо выбрать нужные буквенные коды из всплывающего списка и соответственно проставить часы, которые применяются в табели чаще всего. Затем кликаем на нужный буквенный код (чтобы активировать возможность вставлять в табель) 
и нажимаем на отработанный день (дни) сотрудниками.
Двойная запись
К примеру, сотрудник работал весь день по основной должности 8 часов и еще сверхурочно 2 часа. Для того, чтобы сделать двойную запись в табели, нужно нажать на буквенный код “Я” затем на 
затем на “С” (указав соответствующие кодам часы) и последнее действие кликаем на отработанный день в табели.
Быстрое копирование
Данная функция позволяет копировать буквенный код вместе с часами, построчно (данные копируются справа налево). Для того, чтобы воспользоваться функцией быстрого копирования, нужно нажать на нужный буквенный код, например, “Я”, затем кликнуть на 
и к примеру, если нажмем на 1-й рабочий день месяца, то заполнятся все ячейки до конца месяца (исключение, если у сотрудника какие-то ячейки заполнены, например, уже проставлены выходные дни до конца месяца, то эти дни не затрагиваются при копировании. Если, например, человек ушел в отпуск, то нужно предварительно удалить “В” – выходные дни, которые проставлены по умолчанию, и лишь затем воспользоваться данной функцией, либо можете удалить “В” – выходные дни и вручную вписать, к примеру, “ОТ“).
Автозаполнение
Большинство сотрудников неизменно работают на одних и тех же должностях с фиксированными часами. Данная функция позволяет заполнить данные за месяц одним кликом. Для этого нужно кликнуть на 
затем для нужного сотрудника, нажать на любую ячейку с 1 по 31 дня месяца. После проведения действий, ячейки слева направо заполнятся буквенным кодом “Я” и соответствующими часами. Также можно выполнить автозаполнение для всех сотрудников сразу. Для этого нужно сделать следующее: после того как нажали на нужно нажать на 
и автозаполнение сработает для всех сотрудников. Примечание: для того, чтобы автозаполнение сработало, нужно очистить табель от условных обозначений. Если где-то в табели указаны условные обозначения, то они не перезаписываются, то есть остаются неизменными.
Сокращение рабочего дня на 1 час
Данная функция позволяет на 1 час уменьшить продолжительность рабочего дня. Для того, чтобы воспользоваться данной функцией, нужно сначала заполнить табель, затем нажать на 
и кликнуть на нужный день месяца (в заголовке табеля, в диапазоне ячеек от 1 до 31 числа месяца). К примеру, если у сотрудников указано 8 часов, то после применения функции 8 часов превратятся в 7. Примечание: если ещё раз нажать на сокращенный день (в заголовке табеля), то значения станут прежними, то есть к часам прибавится +1 час.
Удаление данных
Данная функция удаляет содержимое ячеек (буквенные коды и часы). Для того, чтобы воспользоваться функцией, нужно кликнуть на 
и затем наведя курсор мыши на табель, зажать левую кнопку мышки и выделить нужный диапазон. Когда отпустите кнопку, удалятся значения в выделенном диапазоне.
Сортировка сотрудников
Данная функция сортирует сотрудников в алфавитном порядке (вместе с сотрудниками сортируются все те значения, которые относятся к сотрудникам: должность, буквенные коды и часы). Для того, чтобы воспользоваться функцией, нужно кликнуть на . Также можно сортировать и по табельному номеру.
Добавление выходных дней
Данная кнопка позволяет заполнить дни буквенным кодом “В” в указанном столбце (дне) всем сотрудникам сразу. Для этого нужно нажать на кнопку 
и нажать на нужный день месяца (в заголовке таблицы, в диапазоне с 01 по 31 числа месяца)